Beskrivning av handlingars offentlighet
Informationstjänst och begäran om information
Enligt 9 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) har var och en rätt att ta del av en offentlig myndighetshandling. Uppgifter om en sekretessbelagd myndighetshandling eller om dess innehåll får lämnas ut endast om så särskilt bestäms i lagen. När endast en del av en handling är sekretessbelagd, ska uppgifter i den offentliga delen lämnas ut, om det är möjligt så att den sekretessbelagda delen inte röjs.
Begäran om att ta del av en offentlig handling
Det är bra att specificera en begäran om att ta del av en offentlig handling så noggrant som möjligt för att det ska gå så snabbt och behändigt som möjligt att hitta handlingen. Myndigheten ska bistå den som begär en handling vid individualiseringen av den handling som han önskar ta del av. Den som begär en handling behöver inte utreda sin identitet eller motivera sin begäran, om inte detta behövs för att myndigheten ska kunna
utöva sin prövningsrätt eller kunna utreda om han eller hon har rätt att ta del av handlingens innehåll.
Begäran om att ta del av sekretessbelagd handling
När begäran avser en sekretessbelagd handling, en uppgift ur ett personregister som förs av en myndighet eller någon annan handling ur vilken en uppgift kan lämnas ut endast under vissa förutsättningar, ska den som begär att få ta del av handlingen meddela för vilket ändamål uppgifterna ska användas, lämna upplysningar om övriga omständigheter som myndigheten behöver för att kunna utreda förutsättningarna för utlämnande av uppgifter, t.ex. partsförhållande.
Rätten till insyn
Den registrerade, dvs. den person vars uppgifter behandlas, har enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679 rätt att få veta vilka uppgifter om honom eller henne som behandlas och begära att få tillgång till de uppgifter som rör den registrerade. Anvisningar om hur man lämnar in en begäran om kontroll finns på Hangö stads webbplats i avsnittet om dataskydd.
Kontaktinfo för begäran om att ta del av uppgifter
Vi ber er lämna in begäran om att ta del av handlingar vid Hangö stad till stadens officiella e-postadress för
kommunikation kirjaamo@hanko.fi, varifrån den vid behov förmedlas vidare till det servicecenter som har
handlingarna i sin besittning.
Vi ber er lämna in begäran om att ta del av personuppgifter med vår elektroniska blankett för begäran att få kontrollera uppgifter.
Hangö stads informationslager
Med informationslager avses ett informationsmaterial eller en samling av informationsmaterial som omfattar
logiskt eller fysiskt sammanhängande uppgifter som skapats för ett visst ändamål. Hangö stads informationslager har i denna beskrivning indelats efter de funktioner som är underställda servicecentren.
Hangö stads informationsmaterial är i regel inte öppet tillgängliga med hjälp av ett tekniskt gränssnitt. På
webbplatsen lägger staden ut lagstadgade handlingar och handlingar som är viktiga för allmän tillgång till information med anknytning till stadens verksamhet, till exempel tjänsteinnehavarbeslut samt föredragningslistor och protokoll för olika organ.
Allmän förvaltning
Allmänna förvaltningens informationslager innehåller informationsmaterial som bildas vid centralförvaltningen, personalavdelningen, ekonomiavdelningen och Sydspetsens miljöhälsa. Allmänna förvaltningens centrala register har användningsändamål som till exempel registrering av handlingar och ärenden, handhavande av tjänsteförhållanden och ekonomi, underhåll av uppgifter om organ och förtroendevalda samt handhavande av sysselsättningstjänster.
Bildningsväsendet
Bildningsväsendets informationslager innehåller informationsmaterial som hänför sig till organisering av småbarnspedagogik, förskoleundervisning, grundläggande utbildning och gymnasieundervisning samt elev- och studerandevårdens informationsmaterial. Användningsändamålet för bildningsväsendets centrala kundregister är att omsätta de nämnda tjänsterna i praktiken.
Kulturväsendet
Kulturväsendets informationslager innehåller informationsmaterial som hänför sig till organisering av
bibliotekets, kulturens, museets och medborgarinstitutens tjänster. Användningsändamålet för kulturväsendets centrala register är att omsätta de nämnda tjänsterna i praktiken.
Miljösektorn och tekniska sektorn
Miljösektorns och tekniska sektorns informationslager innehåller informationsmaterial som bildas i samband med bygg- och miljötillståndsmyndigheternas verksamhet, informationsmaterial om planering och planläggning, skötsel, underhåll och service av fastigheter och infrastruktur samt informationsmaterial om kart- och geodata. Användningsändamålet för miljösektorns och tekniska sektorns centrala register är att omsätta de nämnda tjänsterna i praktiken och hålla informationen uppdaterad.
Affärsverket Hangö Vatten
Affärsverket Hangö Vattens informationslager innehåller informationsmaterial som bildas i verksamheten för
vatten- och avloppsnätet samt informationsmaterial som bildas vid planering, skötsel, underhåll och service av infrastruktur.
Källor
- Lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019)
- Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999)
- Rekommendationen om utarbetande av enbeskrivning av handlingars offentlighet