Asiakirjajulkisuuskuvaus
Tietopalvelu ja tietopyynnöt
Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 9 §:n mukaisesti jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Salassa pidettävistä asiakirjoista tai niiden sisällöstä saa antaa tiedon vain, jos laissa niin erikseen säädetään. Jos vain osa asiakirjasta on salassa pidettävä, asiakirjan
julkisesta osasta on annettava tieto, jos vain mahdollista, siten, että asiakirjan salassa pidettävä osa ei tule tietoon.
Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Tietopyyntö julkisesta asiakirjasta on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta kyseisen asiakirjan löytäminen sujuisi mahdollisimman nopeasti ja vaivattomasti. Viranomaisen on avustettava tiedon pyytäjää yksilöimään asiakirja, josta hän haluaa tiedon. Tiedon pyytäjän ei tarvitse selvittää henkilöllisyyttään eikä perustella pyyntöään, ellei tämä ole tarpeen viranomaiselle säädetyn harkintavallan käyttämiseksi tai sen selvittämiseksi, onko pyytäjällä oikeus saada tieto asiakirjan sisällöstä.
Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta, viranomaisen henkilörekisteristä tai muusta asiakirjasta, josta tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, tiedon pyytäjän on ilmoitettava tietojen käyttötarkoitus tai muut tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi tarpeelliset tiedot, esim.
asianosaisuus.
Tietojen tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä,eli henkilöllä, jonka tietoja käsitellään, on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 mukaisesti oikeus tietää, mitä tietoja hänestä käsitellään ja pyytää itseään koskevat tiedot. Ohjeet tarkastuspyynnön tekemiseksi löytyvät Hangonkaupungin verkkosivuilta tietosuoja–osiosta.
Yhteystiedot tietopyyntöjen tekemiseksi
Hangon kaupungin asiakirjoihin kohdistuvat tietopyynnöt pyydämme lähettämään kaupungin viralliseen
asiointisähköpostiin kirjaamo@hanko.fi , josta ne välitetään tarvittaessa eteenpäin palvelukeskukseen, jonka hallussa asiakirjat ovat.
Henkilötietoihin kohdistuvat tietopyynnöt pyydämme lähettämään sähköisellä tarkastuspyyntölomakkeella..
Hangon kaupungin tietovarannot
Tietovaranto tarkoittaa tiettyä tarkoitusta varten muodostettua, loogisesti tai fyysisesti yhteenkuuluvien tietojen muodostamaa tietoaineistoa tai tietoaineistojen kokoelmaa. Hangon kaupungin tietovarannot on tässä kuvauksessa jaoteltu palvelukeskusten alaisten toimintojen mukaan.
Hangon kaupungin tietoaineistot eivät pääsääntöisesti ole saatavilla avoimesti teknisen rajapinnan avulla. Kaupungin verkkosivuilla julkaistaan lakisääteiset ja yleisen tiedonsaannin kannalta olennaiset kaupungin toimintaan liittyvät asiakirjat, kuten esim. luottamustoimielinten esityslistat ja pöytäkirjat sekä viranhaltijapäätökset.
Yleishallinto
Yleishallinnon tietovarannot sisältävät keskushallinnon, henkilöstöosaston, talousosaston ja Eteläkärjen
ympäristöterveystoimen yhteydessä muodostuvia tietoaineistoja. Yleishallinnon keskeisten rekisterien käyttötarkoituksia ovat mm. asiakirjojen ja asioiden käsittelyvaiheiden rekisteröiminen, palvelussuhteiden ja talouden hoitaminen, luottamustoimielinten ja luottamushenkilöiden tietojen ylläpito ja työllistämispalveluiden hoitaminen.
Sivistystoimi
Sivistystoimen tietovarannot sisältävät varhaiskasvatuksen, esiopetuksen, perusopetuksen ja lukio-opetuksen järjestämiseen liittyviä tietoaineistoja sekä oppilas- ja opiskelijahuollon tietoaineistoja. Sivistystoimen keskeisten rekistereiden käyttötarkoitus on edellä mainittujen palveluiden toteuttaminen.
Kulttuuritoimi
Kulttuuritoimen tietovarannot sisältävät kirjasto-, kulttuuri-, museo- ja kansalaisopistopalveluiden
järjestämiseen liittyviä tietoaineistoja. Kulttuuritoimen keskeisten rekistereiden käyttötarkoitus on edellä mainittujen palveluiden toteuttaminen.
Ympäristötoimiala ja tekninen toimiala
Ympäristötoimialan ja teknisen toimialan tietovarannot sisältävät rakennus- ja ympäristölupaviranomaisten toiminnan yhteydessä muodostuvia tietoaineistoja, asumisen, kaavoituksen, kiinteistöjen ja infrastruktuurin suunnittelun, huollon, ylläpidon ja kunnossapidon tietoaineistoja, kartta- ja paikkatiedon tietoaineistoja. Ympäristötoimialan ja teknisen toimialan keskeisten rekistereiden käyttötarkoitus on edellä mainittujen palveluiden toteuttaminen ja ajantasaisen tiedon ylläpitäminen.
Hangon Vesi -liikelaitos
Hangon Vesi – liikelaitoksen tietovarannot sisältävät vesi- ja viemäriverkoston toiminnan yhteydessä muodostuvia tietoaineistoja sekä infrastruktuurin suunnittelun, huollon, ylläpidon ja kunnossapidon yhteydessä muodostuvia tietoaineistoja.
Lähteet
- Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)
- Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)
- Suositus asiakirjajulkisuuskuvauksen laatimisesta